Program Aktywni Obywatele – Fundusz Krajowy, finansowany ze środków Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Królestwa Norwegii (dalej: Program) jest programem prowadzonym wspólnie przez konsorcjum Fundacji im. Stefana Batorego, Fundacji Stocznia i Fundacji Akademii Organizacji Obywatelskich. Poniżej przedstawiamy informacje o przetwarzaniu danych osobowych w ramach Programu, które są istotne dla Państwa praw i obowiązków.

1. Kto odpowiada za przetwarzanie danych osobowych

Fundacja im. Stefana Batorego z siedzibą w Warszawie (ul. Sapieżyńska 10a), Fundacja Stocznia z siedzibą w Warszawie (Plac Zamkowy 10) i Fundacja Akademia Organizacji Obywatelskich z siedzibą w Warszawie (Królowej Marysieńki 48) odpowiadają wspólnie za przetwarzanie danych osobowych przetwarzanych w ramach Programu.

Ww. podmioty są współadministratorami w rozumieniu art. 26 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych („RODO”) w stosunku do wszelkich danych osobowych przetwarzanych w ramach Programu. Oznacza to, że wspólnie określają cele i sposoby przetwarzania Twoich danych osobowych. Podmioty te dalej będą zwane łącznie „Współadministratorami”.

2. Kontakt

Współadministratorzy ustanowili wspólny punkt kontaktowy dla osób, których dane dotyczą, tj.: [email protected].

Ponadto, poniżej zamieszczone są dane kontaktowe każdego ze Współadministratorów:

Fundacja im. Stefana Batorego, dane kontaktowe: [email protected]

Fundacja Stocznia, dane kontaktowe: [email protected]

Fundacja Akademia Organizacji Obywatelskich, dane kontaktowe: [email protected]

3. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

3.1. Osoby reprezentujące podmioty ubiegające się o dotacje w Programie

Jeśli zgłaszają się Państwo do Programu jako przedstawiciele podmiotów ubiegających się o dotację (Wnioskodawcy), a w szczególności składają wniosek o przyznanie dofinansowania przez stronę internetową Programu lub realizują Państwo projekty wsparte w ramach Programu (Grantobiorcy) w oparciu o umowę dotacyjną, Współadministratorzy pozyskują dane osobowe bezpośrednio od Państwa. Zakres danych osobowych, które Współadministratorzy pozyskują od Państwa obejmuje (jest to najszerszy możliwy zakres danych osobowych pozyskiwanych przez Współadministratorów):

1. imię i nazwisko,

2. numer telefonu,

3. nazwa organizacji, którą Państwo reprezentują.

4. adres organizacji/zamieszkania, e-mail osoby do kontaktu ze strony Wnioskodawcy/Grantobiorcy,

5. imię i nazwisko, funkcja osób reprezentujących Wnioskodawcę/Grantobiorcę,

6. numer telefonu, e-mail osoby do kontaktu ze strony partnera Wnioskodawcy/Grantobiorcy,

7. wizerunek (zdjęcie wykonane w trakcie warsztatów, spotkań), specjalne potrzeby lub wymagania, data i miejsce pobytu w ramach wydarzenia (dotyczy osób, które biorą udział w wydarzeniach stacjonarnych organizowanych w ramach Programu),

Celem przetwarzania danych osobowych przez jest:

1. umożliwienie Państwu uczestniczenia w Programie ,

2. ocena Państwa wniosku,

3. realizacja Programu, w tym jego rozliczenie,

4. promocja Programu i jego rezultatów,

5. kontakt z Państwem dotyczący realizacji Programu,

6. monitoring, ewaluacja i rozliczenie Programu oraz spełnienie innych obowiązków prawnych nałożonych na Organizatorów

Dla celów weryfikacji prawidłowości rozliczenia Programu i potwierdzenia Państwa w nim uczestnictwa, Współadministratorzy mogą prosić Państwa o przesłanie dodatkowych informacji, które zawierają dane osobowe, takich jak: listy obecności na warsztatach czy wydarzeniach organizowanych w ramach dofinansowanych w Programie projektów, fakt zawarcia umowy z osobą, która przeprowadza warsztat, informacje o delegacji Państwa pracowników do udziału w Programie, itp.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych są: art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO.

3.2. Osoby, które występują w roli ekspertów Programu

W przypadku, gdy zgłaszacie się Państwo do roli ekspertów/tek lub jesteście Państwo ekspertami Programu, Współadministratorzy przetwarzają Państwa dane osobowe w celach i w zakresie niezbędnym do oceny Państwa kompetencji i zawarcia z Państwem umowy o pełnienie roli eksperta.

Zakres przetwarzanych danych osobowych obejmuje:

1. imię i nazwisko,

2. dane kontaktowe,

3. adres zamieszkania,

4. dane do rozliczenia podatkowego zawartej ze Współadministratorami (lub jednym z nich) umowy,

5. państwa doświadczenie i kompetencje.

Dane w zakresie Państwa imion i nazwisk oraz kompetencji publikujemy również na stronie Programu.

Podstawą prawną dla przetwarzania danych osobowych są art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, czyli realizacja umowy oraz obowiązki prawne ciążące na Współadministratorach.

Przetwarzamy dane również w celu umożliwienia skontaktowania się z Państwem jako ekspertami Fundacji, również po zakończeniu umowy. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes.

3.3. Osoby, które rejestrują się na wydarzenia prowadzone w ramach Programu

Jeżeli rejestrują się Państwo, jako Wnioskodawcy lub Grantobiorcy, na wydarzenie organizowane w ramach Programu, będziemy przetwarzać następujące dane osobowe:

1. Imię i nazwisko,

2. Instytucja, którą Państwo reprezentujecie,

3. Miejscowość,

4. Dane kontaktowe: numer telefonu, email,

5. Wizerunek, który może zostać utrwalony w ramach rejestracji wydarzenia.

Celem przetwarzania danych osobowych jest umożliwienie Państwu wzięcia udziału w wydarzeniu, natomiast podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes.

3.4. Osoby, które rejestrują się na wydarzenia dotyczące Współpracy dwustronnej i regionalnej

Jeżeli rejestrują się Państwo na wydarzenia dotyczące Współpracy dwustronnej i regionalnej, do których nabór prowadzony jest wspólnie przez operatorów programów Aktywni Obywatele – Fundusz Krajowy i Aktywni Obywatele- Fundusz Regionalny, będziemy przetwarzać następujące dane osobowe:

1. imię i nazwisko,

2. adres email,

3. numer telefonu,

4. nazwa instytucji,

5. miejscowość.

W tym przypadku współadministratorami Państwa danych osobowych są Fundacja im. Stefana Batorego i Fundacja Edukacja dla Demokracji.

4. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe są przetwarzanie wspólnie przez Współadministratorów. Jednocześnie, dla celów realizacji Programu Współadministratorzy korzystają z zewnętrznych dostawców i narzędzi, które mogą przechowywać Państwa dane osobowe, takich jak dostawcy serwerów czy rozwiązań informatycznych. Ponadto, dane osobowe mogą być ujawniane Biuru Mechanizmów Finansowych w Brukseli, które zarządzaj programami realizowanymi ze środków EOG i środków norweskich oraz innym podmiotom jak kancelarie prawne czy firmy audytorskie.

5. Czas przetwarzania danych osobowych

Przetwarzamy Państwa dane osobowe wyłącznie przez okres konieczny do osiągnięcia celów ich przetwarzania, tj. przez cały okres trwania Programu, przez okres przedawnienia roszczeń oraz okres, do którego nastąpi przyjęcie przez Biuro Mechanizmów Finansowych w Brukseli końcowego sprawozdania Fundacji im. Stefana Batorego z wykorzystania środków przekazanych na realizację Programu.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane osobowe są przetwarzane przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

1. Każda osoba ma prawo do otrzymania informacji odnośnie przetwarzania danych osobowych (w szczególności informacji w jakim celu, jakie dane i przez kogo są przetwarzane oraz komu zostały udostępnione itp.).

2. Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo wnieść skargę odnośnie do przetwarzania danych oraz może wnieść skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, Warszawa, (https://uodo.gov.pl/).

3. Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo otrzymać kopię danych, które przetwarzamy.

4. Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo żądać usunięcia danych osobowych (jeżeli uważacie Państwo, że nie mamy prawa ich przetwarzać) lub wnieść sprzeciw odnośnie ich przetwarzania.

5. Każda osoba, której dane dotyczą ma również prawo wnieść wniosek o ograniczenie przetwarzania danych osobowych.

6. Macie Państwo prawo żądać sprostowania lub poprawiania danych osobowych.

7. Macie Państwo prawo do przenoszenia danych osobowych.

Szczegółowe zasady wykonywania praw wynikających z RODO:

Sposób realizacji praw osób

Każde żądanie dostępu do danych powinno być wystosowane pisemnie lub pocztą elektroniczną. W przypadku, gdy pojawią się wątpliwości odnośnie tożsamości osoby składającej żądanie, Współadministratorzy będą prosić o uzupełnienia żądania, w szczególności o niezbędne dane identyfikacyjne.

Współadministratorzy będą starać się odpowiadać na każde żądanie w terminie 1 miesiąca. Jednak w przypadkach bardziej skomplikowanych lub w razie wielu zapytań złożonych w tym samym czasie, Współadministratorzy mogą przedłużyć termin odpowiedzi, o czym poinformujemy.